Microsoft Teams - Effizientes Arbeiten dank Tabs

Ein Techblog Beitrag unserer Lernenden.

14. Oktober 2019

In einem ersten Blog Beitrag hatten wir Ihnen im Februar das erste Mal Microsoft Teams nähergebracht, indem wir Ihnen erste Kniffe aufgezeigt haben. In vorliegenden Beitrag werden wir Ihnen weitere praktische Funktionen zeigen, damit das Arbeiten mit Microsoft Teams auch wirklich Spass macht.

Für alle, die den ersten Beitrag nicht gelesen haben, einleitend eine kurze Übersicht über Microsoft Teams:

Was ist Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Kollaborations-Programm von Microsoft, welches in der Office 365 Suite enthalten ist. Seit der Markteinführung im 2017, werden laufend neue Funktionen, Features und Implementierungen von anderen Programmen eingeführt. Genau diese Implementierungen von anderen Programmen wie Planner, Word, OneNote, Evernote usw. ergeben ein riesiges Potential, da man so fast alle seine Arbeiten an einem Ort erledigen kann. Mehr dazu aber später.

Die eigentlichen Hauptfunktionen von Teams sind:

  • Chatfunktion
  • Dokumentablage
  • Neue Dateien anlegen (Excel, Word, OneNote usw.)
  • Anbindungen an SharePoint oder Wiki erstellen
  • Schnittstellen zu OneDrive, Outlook und Skype for Business

Das Team

In Microsoft Teams können effektive Teams abgebildet werden. In so einem Team hat man standardmässig schon 2 Registerkarten: Chat und Dateien.

Im Chat kann man sich mit den Personen unterhalten, welche in diesem Team, beziehungsweise in dieser Gruppe erfasst sind.

Unter Dateien hat man eine zentrale Datenablage, auf die alle Team-Mitglieder zugreifen können. Man kann in dieser Ablage unteranderem Word, Excel und PowerPoint Dateien anlegen, in welchen alle gleichzeitig und im gleichen Dokument arbeiten können, so wie man das schon von Google Drive beziehungsweise von Google Docs kennt. In dem unten angefügten Screenshot sieht man das Team ‘Blog-Beitrag’, in dem ich Mitglied bin. Unter dem Titel sieht man die verschiedenen Registerkarten (Tabs).

Diese beiden Funktionen allein sind schon sehr praktisch. Wenn man nun noch auf ‘+’ klickt, können noch rund ein Dutzend weitere Funktionen einem Team hinzugefügt werden. Hier eine Auflistung von weiteren nützlichen Integrationen:

  • Excel
  • OneNote
  • Planner
  • Word
  • Eine Webseite
  • Adobe Creative Cloud
  • GitHub
  • Polly (Umfrage Tool)

Dies ist nur eine kleine Anzahl von Apps; es gibt noch viele mehr. Alle aktuell verfügbaren Apps sind hier aufgelistet: Microsoft-Teams Apps

Fallbeispiel

Für ein Projekt, in welchem mehrere firmeninterne Teams und zusätzlich auch externe Mitarbeitende zusammenarbeiten, wird in Microsoft Teams ein Team erstellt und es werden folgende Registerkarten (Tabs) eingefügt:

Chat
Für die Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitenden (kann auch über die Firma hinaus gehen).

Dateien
Wird für die zentrale Datenablage gebraucht. Alle projektrelevanten Dateien werden hier hochgeladen, damit alle gleichzeitig Zugriff darauf haben.

OneNote
Hier werden unteranderem die schriftlichen Informationen aber auch die Sitzungsprotokolle abgelegt. Diese Registerkarte kann wie ein normales OneNote gebraucht werden. Man kann also beliebig viele Notebooks und Ablagen erstellen.

Microsoft Planner
Im Planner können einzelne Aufgaben erstellt werden und den Mitarbeitenden zugeordnet werden. So kann eine effektive To-Do Liste erstellt werden, bei der die Punkte, nachdem sie erledigt wurden, ausgeblendet werden können.

Excel
In dieser Tabelle rapportieren alle Mitarbeitenden ihre effektiv für das Projekt aufgewendete Zeit.

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